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Betriebskostenabrechnung: Jeder kann sie prüfen – hier die Checkliste!

von Ralf Schulze Steinen | 30.10.2013

Betriebskostenabrechnung: Jeder kann sie selbst prüfen!

 

Bei vielen flattert sie jedes Jahr ins Haus – die Betriebskostenabrechnung.  Viel ist über sie geschrieben worden, unzählige Gerichtsentscheidungen befassen sich mit ihr. Auch der Bundesgerichtshof (BGH) hatte und hat sich mit dem Thema „Betriebskostenabrechnung“ regelmäßig auseinanderzusetzen. Das Betriebskostenrecht ist, das kann man sagen, zu einer schwierigen Spezialmaterie geworden.

Die Frage in Anbetracht dessen ist:

 

Kann ein juristischer Laie eine Betriebskostenabrechnung überhaupt noch selbst überprüfen ?

Die Antwort überrascht:

Ja, das ist möglich…

… und wir helfen Ihnen dabei.

Bei der Überprüfung Ihrer Betriebskostenabrechnung können Sie sich fortan orientieren an folgender

 

Checkliste:

 

0. Drei  Prüfungsschritte:

Es sind bei der Prüfung der Betriebskostenabrechnung grundsätzlich  drei Fragen zu beantworten, nämlich:

(1.)  Sind Betriebskosten überhaupt und wenn ja,  in welcher Form  geschuldet?

(2.) Ist die Betriebskostenabrechnung formell, und wenn ja

(3.) Ist die Betriebskostenabrechnung materiell, d.h. inhaltlich, ordnungsgemäß?

1. Prüfungsschritt – Umlagevereinbarung:

 

Der erste Blick bei der Prüfung Ihrer Betriebskostenabrechnung gebührt den mietvertraglichen Vereinbarungen:

a.

Denn nach dem Gesetz – § 535 Abs. 1 S. 3 BGB – hat der Vermieter, nicht der Mieter die Betriebskosten zu tragen. Soll von dieser gesetzlichen Regel abgewichen werden, bedarf es einer klaren und widerspruchsfreien Vereinbarung im Mietvertrag, was insbesondere bei der Verwendung von Mietvertragsformularen, also vorgedruckten Mietverträgen, gilt. Für den Mieter muss klar erkennbar sein, dass und welche Betriebskosten er zusätzlich zur eigentlichen (Grund-) Miete  zu tragen hat.

Bsp:

Intransparente Regelungen, etwa „Die Nebenkosten trägt der Mieter“ oder „Sämtliche Betriebskosten trägt der Mieter„, sind unwirksam.

Ausreichend ist hingegen die Regelung „Der Mieter trägt sämtliche Betriebskosten gemäß §§ 1, 2 Betriebskostenverordnung„.

b.

Aus den mietvertraglichen Regelungen muss zudem klar und widerspruchsfrei erkennbar sein, ob mieterseits lediglich eine Betriebskostenpauschale, die eine Betriebskostenabrechnung ausschließt, oder monatliche  Betriebskostenvorauszahlungen, über die nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung vermieterseits erteilt wird,  geschuldet ist.

Diesbezügliche Unklarheiten führen entweder dazu, dass der Mieter keinerlei Betriebskosten schuldet oder eben nur eine Betriebskostenpauschale.

c.

Besonderheiten gelten allerdings, das soll nicht verschwiegen werden, bezüglich der Heizkosten bzw. der Heizkostenabrechnung. Diese Besonderheiten ergeben sich u.a. aus  § 2 Heizkostenverordnung, die hier nicht weiter erörtert werden sollen, da sie den Rahmen der Checkliste sprengen würden.

Grundsätzlich gelten aber die nachfolgenden Punkte (2.) und (3.) auch in Bezug auf Heizkostenabrechnungen.

 

 2. Prüfungsschritt – Formelle Ordnungsgemäßheit der Betriebskostenabrechung:

 

Sind Betriebskosten und Betriebskostenvorauszahlungen geschuldet, ist also Prüfungsschritt (1.) zu bejahen, dann ist der Vermieter berechtigt und verpflichtet nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums und bezogen auf selbigen eine Betriebskostenabrechnung zu erteilen, die nach ständiger Rechtsprechung  des Bundesgerichtshofs  folgende 5 – nicht nur 4 – Mindestvoraussetzungen erfüllen muss:

a.

Angabe der Gesamtkosten je Betriebkostenart

b.

Angabe und- soweit nicht allgemeinverständlich oder aus dem Mietvertrag klar ersichtlich – Erläuterung der angewandten Umlageschlüssel

c.

Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils je Betriebskostenpostion

d.

Angabe und Abzug der im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen

e.

Gedankliche und rechnerische Nachvollziehbarkeit der Betriebskostenabrechnung.

 

Insgesamt ist bei der Frage, ob eine Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß, also  nachvollziehbar ist oder nicht, auf die Sicht eines durchschnittlichen, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht vorgebildeten Mieters abzustellen. Deshalb sind u.a. missverständliche oder nicht nachvollziehbare Abkürzungen und Begriffe sowie verdeckte Rechenschritte  dazu geeignet, formelle Fehler zu begründen. Dabei beziehen sich formelle Fehler grundsätzlich nur auf die Betriebskostenposition, bei der sie vorliegend sind. Diese Position wird schlicht herausgestrichen.

Allerdings kann sich ein formeller Mangel auch auf die Wirksamkeit der gesamten Abrechung auswirken, namentlich dann, wenn er sich durch die ganze Betriebskostenabrechnung hindurchzieht.

 

3. Prüfungsschritt – Materielle oder inhaltliche Ordnungsgemäßheit der Betriebskostenabrechung:

 

Liegt eine wirksame Umlagevereinbarung  – oben 1. – vor und ist die Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß – oben 2. -, dann ist ihre inhaltliche Ordnungsgemäßheit zu überprüfen:

a.

Zunächst ist zu prüfen, ob die in die konkrete Betriebskostenabrechnung eingestellten Betriebskosten von der Umlagevereinbarung im Mietvertrag umfasst sind.

Das ist bei einer globalen Umlage aller Betriebskosten i.S.d. §§ 1,2 BetrKV – siehe oben 1. – eher der Fall, wobei bezüglich der Position sog. „sonstige Betriebskosten“ i. S. v. § 2 Nr. 17 BetrKV eine Einschränkung zu machen ist:

Die sonstigen Betriebskosten, z.B. Kosten der Dachrinnenreinigung, müssen  in der Umlagevereinbarung namentlich genannt sein.

Anders sieht es bei einer nur partiellen Umlage der Betriebskosten aus, etwa wenn die Umlagevereinbarung lautet:

„Der Mieter schuldet die folgenden Betriebskosten…“.

In diesem Fall haben andere, nicht im Mietvertrag erwähnte Betriebskosten in der Betriebskostenabrechnung grundsätzlich nichts zu suchen, diese ist dann insoweit inhaltlich fehlerhaft.

b.

Sodann ist zu prüfen, ob Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten in die Betriebskostenabrechnung eingestellt sind, was bei der Vermietung von Eigentumswohnungen häufig vorkommt. Diese Kosten hat der Vermieter zu tragen, in einer Betriebskostenabrechnung haben diese nichts verloren.

c.

In einem nächsten Schritt ist zu prüfen, ob die richtigen Verteilerschlüssel zur Anwendung gekommen sind. Auch dies richtet sich nach dem Mietvertrag. Ist dort nichts geregelt, dann gilt grundsätzlich der gesetzliche Umlageschlüssel „Wohnfläche“.

In Bezug auf die Heizkosten gelten wiederum Besonderheiten, die hier nicht erörtert werden.

d.

Geprüft werden sollte auch, ob der richtige Abrechnungszeitraum betroffen ist.

e.

Bei der Frage, ob die in die Betriebskostenabrechnung Beträge richtig sind oder nicht, müssen die selbiger zu Grunde liegenden Belege, also z.B. der Grundsteuerbescheid, Rechnungen oder Ableseprotokolle,  eingesehen werden. Das ist ziemlich aufwendig, denn man muss zum Vermieter hin. Ein Anspruch auf Übersendung von Belegkopien besteht nämlich grundsätzlich nicht.

Ob die Belege eingesehen worden sind oder nicht, spielt insbesondere im Betriebskostenprozess eine Rolle. Denn ohne vorherige Belegeinsicht kann man als Mieter die in die Betriebskostenabrechnung eingestellten Beträge nicht prozessual erheblich bestreiten.

Soweit so gut !

Anhand obiger Checkliste sollte es Ihnen gelingen, Ihre Betriebskostenabrechnung überschlägig selbst zu überprüfen. Anspruch auf Vollständigkeit erhebt sie aber nicht. So gibt es z.B. noch eine Abrechnungsfrist, die vermieterseits zu beachten ist…

Sofern also Fragen offen bleiben, Unklarheiten bestehen oder Sie noch mehr zum Thema „Betriebskostenabrechnung“ erfahren wollen, dann sprechen Sie bitte unseren Partner

Ralf Schulze Steinen, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Mietrecht und Wohnungseigentumsrecht

 

an.

 

 

 

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